通报的写作格式由标题、正文、发文单位与日期组成，有时根据需要还有附件及抄报、抄送等。
（1）标题。通报的标题与一般标题大致相同，由发文单位、事由和文种（通报）组成。
通报有直述式和转述式两种写法，由发文机关直接发出的内容比较单一的通报，采用直述式写法，即直接叙述情况，连处分决定带分析、要求一贯到底，一文完成，如《××大学关于开除×××学籍的通报》；发文机关转发已有的成文，内容较多的发文的通报采用转述式写法，例如《北京市人民政府关于检查教育经费使用情况的通报》，所转发的附件是《××县人民政府关于检查教育经费使用情况的报告》。
（2）正文。通报正文的写作方式主要有两种，即直述式和转述式。如果通报内容来源于第一手材料，则采用直述式，内容层次一般是：基本事实，对基本事实的认识、评价意见，对受文单位的希望和要求。如属表扬性通报，要把先进人物的先进事迹、意义，领导作出表扬的决定，向先进人物学习什么即号召大家如何学习等内容写清楚。
批评性通报的正文大致由介绍情况，作出处理，分析原因，提出要求四部分组成（错误的主要表现或事故的简单过程及结果）。
作出处理即对责任者作出了怎样的处分和处理（包括工作上的改进措施和办法）；分析原因即指出发生问题的主观、客观的原因，找出重要教训提出要求即为教育有关人员和进一步改进工作而有针对性地提出一些吸取教训的具体要求。如果通报来源于间接材料，就用转述式，内容一般包括被通报材料的名称和通报目的，但也有再加写被通报材料的简要说明和评价，对受文单位的具体要求。
（3）发文单位及日期。如果标题已有发文单位，那么只写日期和加盖公章即可；标题中没有发文单位的，正文下面一定要写发文单位。日期是成文的年、月、日。
撰写通报的注意事项：
第一，写入通报的内容必须是真实和典型的。
第二，对奖惩性的通报，就其内容来说，表扬和批评一定要旗帜鲜明，恰如其分，不能含糊其辞和随意夸大或缩小。遣词造句要讲究分寸，力求准确无误。
