怎么写好接待工作的基本要素

了解接待工作的基本要素是做好接待工作的前提，接待工作的基本要素包括：

（一）来访者

来访者是接待活动的对象，在做接待工作时，先要掌握来访者的基本情况：来访者的单位及其实力情况，来访者的姓名与职务，来访者的人数、性别和年龄构成，来访者的专业背景，来访者的民族、国别与宗教信仰情况，来访者的性格与兴趣、爱好，来访者的私人禁忌情况等。以此为依据，确定接待规格、接待内容等事宜。对来访者了解得越深入、具体，接待准备工作就会越有针对性，有的放矢，有备无患，从而使接待工作更加顺利地完成。

（二）来访意图

来访意图是来访者希望通过来访而达到的目的。不同的来访者有着不同的来访意图，从而决定了接待方针、接待规格、接待内容的不同。

（三）接待者

接待者是接待活动的主体，指代表单位出面接待来访者的人员。接待者因接待规格和来访对象的不同而有所差别，可能是单位领导、专职接待人员或业务部门的人员等，秘书人员往往充当第一接待者。

（四）接待任务

接待任务是接待工作的重要依据，指根据来访者的身份及其来访意图和本单位领导的接待批示而确定的接待方针和接待内容。

（五）接待方式

接待方式是接待工作中最重要的环节，指根据接待任务而确定的接待规格、程序和形式。接待任务不同，接待方式也不同。因接待方式直接导致其所进行事务的成败，所以要高度重视。