被收集和清退回来的文件，在未进行整理和归档之前，文书部门需要有一段保存的时间，这就是收文处理程序中所指的“暂存”环节的工作内容。
1．文书保存的作用
（1）利于正常的文书工作秩序。在工作中，每年都会产生大量的文件。如果不采取切实可行的来保存文件，会造成工作的混乱；如果文件乱堆乱放，势必影响文件的传阅、利用和正常的工作秩序。所以，要对文件采取科学方法进行保存，做到存之有序，归之有类，用之有效，使文书工作做到井然有序。
（2）利于文书的完整和安全。如果文件存放无序，可导致几种情况的发生：承办人员因担心查考不方便，而将借阅的文件久留不还，增加了文件散失的可能性；文件无序堆放，一方面单页文件容易散失，另一方面在文件堆里反复查找，会加剧文件的磨损，毁坏文件。所以应该注意文件的保存，做到完整无缺地归档保存。
（3）利于文书的查找和利用。要使文件能够有序地保存，就要合理地分类和归类，为文书的查找和利用提供方便。这就要在保存的实用性和适用性方面下工夫。
（4）利于文书的整理和归档。单位每年到年终时，都要做文件的归档工作，要根据文件的存放情况对文件进行调整，文书部门按时向档案部门移交文件，由档案部门进行专门保管。这就需要平时做好文件的收集和保存，不至于到年终时工作忙乱而无章法，影响归档工作的进行。
2．文书保存的方法
（1）文件夹和文件盒存放。目前，许多单位最常用的方法就是采用文件夹和文件盒存放文件。这种方法，具有形散而实不散的特点。说它“形散”，是因为文件装在文件夹（盒）内，并不装订成册，仍处于活页状态，这样便于文件的查找和利用，并且不妨碍用完后归还。说它“实不散”，是因它虽然呈活页状态，但文件之间都存在着必然的联系，实质上是一个整体，且每份文件都有自己相对固定的位置，用完后可以对号放回，因此说它们是散而不乱。这种保存文件的方法，便于查找和利用。文件夹和文件盒存放是文书管理的传统方法，也是有效方法。
（2）电子文件夹保存。由于电子文书的大量使用，许多单位现在已开始对电子文书专门保存，建立专门的电子文件库和电子文件夹，利用电子文书的再现与可读性发挥它的作用。各部门对电子文书的归档范围、管理方法和有关标准要根据实际情况作出规定，并定期检查监督。为了文件的完整和齐全，应该对电子文书进行集中统一管理。
（3）纸质文书与电子文书的双套保存。虽然提倡“无纸化办公”已经有很长时间，但是在电子文书的证据性、管理制度、管理技术、管理设备、通信设备等问题没有得到全部解决之前，不能轻易地将电子文书取代纸质文书保存。纸质文书与电子文书将会长期并存。因此电子文书和纸质文书双套保存的状况必然存在。双套保存的电子文书与纸质文书要注意建立对应关系。
3．文书保存的管理要求
（1）文件夹（盒）保存文件的管理要求。在采用文件夹和文件盒存放文件的时候，为了做到条理清楚，便于利用，必须注意以下几个环节。
①文件夹和文件盒的置备工作。文书保存的基本条件是备好文件夹（盒）。文件夹和文件盒是平时盛装、存放文书的工具，必须有充足的备品。文书部门必须在每年的年初购进足够的文件夹（盒），以备使用。
②文件夹和文件盒的分类工作。文书管理中重要和必要的工作内容之一就是对文件进行分类。文件夹和文件盒的分类，实质上就是对装在文件夹（盒）中的文件的分类。合理的分类，可以使文书管理工作井井有条。
分类的方法很多，如：
按文件密级分类，这种分类有利于文件的安全保密；
按发文机关分类，这种分类便于查找文件；
按收文时间分类，这种分类便于对近期文件的使用和阅办；
按文件内容分类，这种分类便于对同一内容文件进行参考；
按整理归档要求分类，这种分类便于平时归档和年终整理。
各级机关，应根据本单位的实际情况，选一种或几种分类方法，以利于本单位的文书管理为原则。
③文件夹和文件盒的编目标注。文件夹（盒）内均应编写文件目录，记载夹（盒）内文书的内容，以便查找和管理。文件目录的内容有：顺序号、文件标题、发文机关和行文日期等几项。另外，文件夹（盒）的封面或脊背上应注明类别，以示醒目。
④文件夹和文件盒的陈放和排列。文件夹（盒）一般陈放在特别的卷柜内。摆放时，应按类集中排列，这样才能便于管理和查找。也可以根据文件的存放情况对文件夹（盒）进行调整，如对文件多的文件夹（盒）可以考虑分夹（盒）存放，文件少的文件夹（盒）可以合并等。
⑤文件夹和文件盒的调整和整理。对文件夹（盒）中的文件应定期整理，随时调整置放错的文件，并把已处理完毕的文件，做一些整理准备工作。如重复的文件可以剔除，没有意义的文件可以销毁。这样在年终整理时，就可以在文件夹（盒）所保存的文件组的基础上稍加调整，便可以整理归档。
（2）电子文书的保管要求。由于电子文书的特殊性，使得它的保管原则、保管体系等与纸质文书有很多不同之处。
①注意文书的完整性。随着计算机的普及，机关的电子文书制作可由各部门甚至个人完成，这样，电子文书就会呈现分散化的趋势。并且由于电子文书的信息与载体具有可分离性，使文书实体的概念不复存在。这种分散化和非实体化特征，要求在电子文书管理的各个环节应该想办法来确保它的齐全完整，而且与它相关的程序软件以及纸质文书也应完整无缺地保存。
②注意文书的可读性。电子文书具有对系统的依赖性，存储格式不同，硬件设备不兼容，会使一些电子文书无法识读。因此，要求电子文书在保存时，应同时把电子文书本身、支撑软硬件环境说明、信息格式介绍等包括在内，以利于电子文书的再现与可读。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行保存电子文书的载体转换工作。
③注意文书的可靠性。电子文书易于修改并不留痕迹，文书的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术，所以要采取各种措施加以解决这个问题。因此要在电子文书的管理中建立健全制度，以堵塞各种漏洞，确保文书的真实有效。还要注意在文书的处理中严格遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护其可靠性。
④注意文书的安全性。由于电子文书的形成、处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文书既看不见也摸不着。同时，电子文书是在特定的软件环境下制作的，离开了软件系统和具体生成软件，电子文书也无法识读。因此，各单位每年都需要对电子文书的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检查，如发现问题应及时采取恢复措施。
另外，还要对归档电子文书进行防写处理，避免擦、刮、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。环境温度为17～20℃，相对湿度为35%～45%。
