文书分办是指文书处理部门对收文进行筛选分类后，根据文件的性质、重要程度、缓急时限与单位内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给各有关部门阅知与办理的行为过程。
分办使各处汇集来的文件流经文书处理部门统一调度后，又分成若干支流，沿着文件运转的路线，向指定的方向分别流去。所以，分办属于文书运转的环节，又称为分流、分发。
分办包括外收发收文后，按封皮写的收文单位名称分别向内收发、各业务部门和个人投送文件；还包括内收发对该文件启封后，根据文件内容和单位分工向有关部门或人员投送。
（一）分办的原则
1．对口分发。根据本单位领导和各部门的业务主管范围，把内容相关的文件送给相应的领导和主管部门。属于批复、复函、批示或根据要求送来的报告、统计报表等，直接送本单位原发文的承办部门或主办人。
2．批准分发。属于方针政策性的、全面的、涉及重大原则的文件，和应当呈送领导人批办或难以判定承办单位的文件，要交单位办公部门的负责人拟办或批办，然后根据批示意见再分送处理。
3．既定分发。属于单位行政事务管理方面的文件，按惯例送给综合办公部门的负责人批办。对发送份数少而需要阅知的人数较多的文件，可根据文件指定的阅读范围或主管负责人批示的意见，由文秘人员主持传阅。
（二）分办的
要根据文件的性质、内容和办理要求，并结合业务部门的职责和领导的分工范围，考虑将收文分门别类；并附上“文件处理单”，分别送给有关部门阅办或领导阅批；再根据批示意见分发给具体人员或部门阅读或办理。具体做法在不同单位有所不同。
1．小单位。文书工作人员集文书、秘书、办公部门职责于一身，环节比较少。来文经登记后由其直接送领导批办，之后再根据批示意见分发给具体人员或部门办理。
2．中等单位。来文经收发登记后先送办公室主任，由其阅办和提出意见，根据其意见，或送承办部门办理，或送领导批办后，按送阅范围分送承办人员或部门阅办。
办公室主任的意见具有双重性。凡需办的文件系属其职责范围或经过授权者，其所批的意见是决定性的，属批办的性质；如果其提出的意见仅供领导批示时作参考，或从协调办文角度请有关部门先提出如何办理的意见时，则其所提的意见属于拟办的性质，最终还需送请单位领导审定。
3．大单位。因文件数量多，一般由资深的文书人员先进行分办。把属于单位日常事务性的或已有批示规定和有章可循的例行，按性质分送有关部门签收办理；对于普通抄件，可直接送有关部门阅知或存查；对于方针政策性、综合性或其内容与本单位职能部门分工不相吻合的专题文件，送办公室主任，由办公室主任根据领导分工和各部门的业务范围，提出拟办意见后，再送单位领导批办或送业务部门进行办理。
（三）分办的要求
1．及时分办文件。各类文件应该在登记的当天，转给本单位各分管领导或有关部门阅办，急件登记后，应立即送分管领导批阅，不得积压。
2．履行签收手续。分送给领导和各承办部门的文件要在登记簿上签字。
3．分清分办范围。一文多份的文件分发时，要首先保证单位主要领导、主管领导和主管业务部门的需要，余下的文件再按需要分送到有关领导和部门。
4．按规定填写。凡需呈送领导批示后再行办理的文件，应当在文件上附“文件处理单”，内设“拟办意见”“批办意见”等项目。领导与承办人均应在相应的项目内填写，不能在文件上的空白处直接书写。
